Mười năm sau khi tuyến ống hoàn thành, người quản lý dự án năm ấy có thể đã chuyển công tác. Điều duy nhất còn lại để trả lời câu hỏi của thanh tra hay của người sửa chữa là những gì đã được lưu trữ.
Hồ sơ của một dự án xây dựng không kết thúc giá trị khi quyết toán được phê duyệt. Nó tiếp tục cần thiết cho việc bảo trì, sửa chữa, cải tạo, cho các cuộc thanh tra, kiểm toán có thể diễn ra nhiều năm sau, và cho việc giải quyết tranh chấp nếu có. Pháp luật về xây dựng và về lưu trữ đều có quy định về thời gian và cách thức lưu trữ hồ sơ công trình. Nhưng ngoài việc tuân thủ, lưu trữ tốt là cách một tổ chức giữ được trí nhớ của mình, không phụ thuộc vào việc ai còn ở lại.
Một bộ hồ sơ dự án tuyến ống đầy đủ thường gồm nhiều nhóm: hồ sơ pháp lý như quyết định đầu tư, phê duyệt thiết kế, giấy phép; hồ sơ khảo sát và thiết kế; hồ sơ lựa chọn nhà thầu; hợp đồng và các phụ lục; hồ sơ quản lý chất lượng như nhật ký, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm; hồ sơ hoàn công; hồ sơ thanh toán và quyết toán. Mỗi nhóm có người tạo ra khác nhau, ở những thời điểm khác nhau. Nếu không có người chịu trách nhiệm tập hợp ngay từ đầu, đến cuối dự án sẽ có những khoảng trống không thể lấp.
Nguyên tắc đầu tiên là lưu trữ trong quá trình, không phải sau khi xong. Mỗi văn bản, mỗi biên bản, ngay khi được ký, nên được đưa vào hệ thống lưu trữ của dự án với mã số và vị trí rõ ràng. Nguyên tắc thứ hai là tổ chức theo cấu trúc thống nhất, để một người không tham gia dự án vẫn có thể tìm được tài liệu cần thiết. Với tuyến ống, việc tổ chức hồ sơ chất lượng theo lý trình giúp truy cứu nhanh khi có sự cố tại một vị trí cụ thể.
Số hóa là xu hướng không thể tránh, và mang lại lợi ích rõ ràng: tìm kiếm nhanh, sao lưu dễ, chia sẻ thuận tiện. Nhưng số hóa cũng đặt ra những câu hỏi. Bản số có giá trị pháp lý tương đương bản giấy không, hay chỉ là bản sao tham khảo? Định dạng tệp có còn đọc được sau mười năm không? Ai có quyền truy cập và sửa đổi? Chủ đầu tư nên có quy định nội bộ trả lời những câu hỏi này, và trong giai đoạn chuyển tiếp, giữ song song bản gốc giấy cho những văn bản có giá trị pháp lý quan trọng.
Đắn đo thường gặp là lưu gì và lưu bao lâu. Lưu tất cả thì tốn không gian và khó tìm. Lưu ít thì có nguy cơ thiếu khi cần. Cách tiếp cận hợp lý là phân loại theo giá trị: những văn bản có giá trị pháp lý và kỹ thuật lâu dài như quyết định phê duyệt, hợp đồng, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu hoàn thành, hồ sơ quyết toán được lưu lâu nhất; những tài liệu làm việc trung gian có thể lưu ngắn hơn theo quy định. Danh mục phân loại này nên được ban hành một lần và áp dụng cho mọi dự án.
Một ngày nào đó, có người sẽ cần biết tuyến ống dưới con đường này được lắp đặt ra sao, bằng vật liệu gì, ai thi công, đã được nghiệm thu thế nào. Nếu câu trả lời nằm trong một hệ thống lưu trữ có trật tự, tổ chức đã thực sự ghi nhớ. Nếu câu trả lời chỉ nằm trong trí nhớ của một người đã rời đi, tổ chức đã quên, và cái giá của sự quên ấy thường rất đắt.