Nhiều hợp đồng xây dựng được thực hiện xong nhưng không bao giờ thực sự kết thúc. Chúng nằm đó, lơ lửng giữa nghĩa vụ đã hoàn thành và thủ tục chưa khép lại, cho đến ngày có người đặt câu hỏi.
Nghị định số 210/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về thanh toán, quyết toán và thanh lý hợp đồng xây dựng. Ba khái niệm này thường được nhắc cùng nhau nhưng mang ý nghĩa khác nhau. Thanh toán là việc trả tiền theo từng đợt cho công việc đã hoàn thành. Quyết toán hợp đồng là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng mà bên giao thầu phải trả cho bên nhận thầu. Thanh lý hợp đồng là việc xác nhận các bên đã hoàn thành nghĩa vụ và chấm dứt quan hệ hợp đồng. Thiếu bước cuối cùng, hợp đồng về mặt pháp lý vẫn chưa kết thúc.
Một hợp đồng thi công tuyến ống thường trải qua một chuỗi sự kiện trước khi đến thanh lý: nghiệm thu hoàn thành, bàn giao công trình, chuyển bảo lãnh thực hiện hợp đồng sang bảo đảm bảo hành, quyết toán hợp đồng, thanh toán phần còn lại, và cuối cùng là kết thúc thời gian bảo hành. Thời điểm thanh lý hợp lý phụ thuộc vào cách hợp đồng quy định, và đây là điểm chủ đầu tư nên cân nhắc ngay khi soạn hợp đồng. Thanh lý sớm khi còn nghĩa vụ bảo hành có thể làm yếu vị thế của chủ đầu tư nếu sau đó phát sinh hư hỏng. Thanh lý quá muộn khiến hồ sơ tồn đọng kéo dài.
Biên bản thanh lý nên xác nhận rõ những nội dung then chốt: giá trị hợp đồng sau quyết toán, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thanh toán hoặc phải thu hồi, tình trạng các bảo lãnh, và việc các bên không còn yêu cầu nào khác đối với nhau ngoài những nghĩa vụ còn lại được nêu rõ. Câu cuối cùng này đặc biệt quan trọng. Nó ngăn nhà thầu đưa ra những yêu cầu mới về sau cho những việc đã qua, và cũng xác nhận trách nhiệm của chủ đầu tư đã được thực hiện đầy đủ.
Đắn đo thường gặp là khi quyết toán vốn đầu tư dự án chưa được phê duyệt mà các bên muốn thanh lý hợp đồng. Giá trị quyết toán hợp đồng có thể bị điều chỉnh khi cơ quan thẩm tra hoặc kiểm toán xem xét. Nếu hợp đồng đã được thanh lý với một giá trị, rồi quyết toán dự án được phê duyệt với giá trị thấp hơn, việc thu hồi phần chênh lệch từ nhà thầu sẽ gặp khó khăn. Một số chủ đầu tư đưa vào biên bản thanh lý điều khoản bảo lưu về việc điều chỉnh theo kết quả thẩm tra, kiểm toán. Cách làm này cần được cân nhắc cho phù hợp với quy định và với thỏa thuận trong hợp đồng.
Với nhà thầu liên danh, biên bản thanh lý cần có sự xác nhận của tất cả các thành viên, và phân định rõ giá trị thuộc về từng thành viên nếu hợp đồng quy định thanh toán riêng. Với hợp đồng có nhà thầu phụ, dù chủ đầu tư không có quan hệ hợp đồng trực tiếp với nhà thầu phụ, việc nhà thầu chính xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ với nhà thầu phụ có thể giúp tránh những khiếu nại phát sinh về sau.
Thanh lý hợp đồng không phải thủ tục hình thức. Nó là dấu chấm hết có giá trị pháp lý cho một mối quan hệ đã kéo dài nhiều tháng hay nhiều năm. Đặt dấu chấm ấy đúng thời điểm, với đủ nội dung cần thiết, là cách chủ đầu tư khép lại một chương mà không để lại những dòng chữ lửng lơ cho người khác đọc sai về sau.