Một bức ảnh chụp mối nối trước khi lấp đất, có thời gian và vị trí rõ ràng, đôi khi có giá trị hơn mười trang biên bản viết tay. Nhưng chỉ khi nó được thu thập, lưu trữ và quản lý đúng cách.
Hồ sơ quản lý chất lượng công trình đang chuyển mình. Luật Xây dựng năm 2025 và các nghị định hướng dẫn nhấn mạnh việc ứng dụng chuyển đổi số, cơ sở dữ liệu quốc gia về hoạt động xây dựng đã trở thành nền tảng cho quản lý năng lực và kiểm tra nghiệm thu. Nghị định số 210/2026/NĐ-CP cũng đề cập đến hợp đồng xây dựng dưới dạng giao dịch điện tử. Trong bối cảnh ấy, nhật ký thi công và hồ sơ hình ảnh hiện trường không còn chỉ là giấy tờ trong cặp hồ sơ, mà đang trở thành dữ liệu có thể tìm kiếm, đối chiếu và phân tích.
Với tuyến ống, hình ảnh hiện trường có giá trị đặc biệt vì phần lớn công trình bị che khuất sau khi thi công. Một bộ ảnh tốt cho mỗi đoạn tuyến nên ghi lại hố đào khi đạt cao độ, lớp đệm trước khi đặt ống, ống và mối nối trước khi lấp, các phụ kiện và mố néo, lớp đất lấp theo từng lớp, và kết cấu hoàn trả. Mỗi ảnh cần có thông tin về thời gian, vị trí theo lý trình hoặc tọa độ, và nội dung. Ảnh chụp bằng thiết bị có định vị giúp tự động gắn tọa độ, làm tăng đáng kể giá trị làm bằng chứng.
Nhật ký thi công số có thể được thực hiện trên các ứng dụng chuyên dụng hoặc đơn giản hơn là trên những công cụ chia sẻ dữ liệu có kiểm soát. Điều quan trọng không phải là công cụ nào, mà là những nguyên tắc: mỗi mục nhật ký có thời gian ghi nhận tự động không sửa được, có người ghi xác định, có thể đính kèm hình ảnh và tài liệu, và các bên liên quan đều truy cập được. Một nhật ký số có những đặc điểm ấy có giá trị làm bằng chứng cao hơn nhiều so với một cuốn sổ viết tay được ghi bù vào cuối tuần.
Đắn đo lớn nhất là giá trị pháp lý. Biên bản nghiệm thu vẫn cần chữ ký của các bên có thẩm quyền, và hồ sơ số cần đáp ứng quy định về giao dịch điện tử và chữ ký số để có giá trị tương đương giấy tờ. Trong giai đoạn chuyển tiếp, nhiều chủ đầu tư chọn cách kết hợp: biên bản chính thức vẫn ký trên giấy hoặc bằng chữ ký số, còn hình ảnh và nhật ký số là hồ sơ bổ trợ, được dẫn chiếu trong biên bản. Cách làm này vừa giữ được giá trị pháp lý, vừa tận dụng được lợi thế của dữ liệu số.
Lưu trữ là vấn đề cuối cùng nhưng không kém quan trọng. Dữ liệu số dễ mất nếu không được sao lưu, dễ bị xem là không đáng tin nếu có thể bị sửa. Chủ đầu tư nên quy định rõ nơi lưu trữ, người quản lý, cách sao lưu, và thời gian lưu trữ phù hợp với quy định về lưu trữ hồ sơ công trình. Dữ liệu hình ảnh nên được tổ chức theo lý trình tuyến ống, để khi cần tìm bằng chứng cho một đoạn cụ thể, người tìm có thể đến thẳng vị trí ấy.
Với đơn vị cấp nước đang quản lý mạng lưới bằng bản đồ số, hồ sơ hình ảnh và nhật ký thi công số còn có thể được liên kết trực tiếp với dữ liệu tuyến ống trên bản đồ. Khi đó, người vận hành nhiều năm sau có thể nhấp vào một đoạn ống và nhìn thấy nó đã được lắp đặt ra sao. Đó là lúc hồ sơ chất lượng không còn là gánh nặng giấy tờ, mà trở thành tài sản thông tin sống cùng công trình.