Một lô ống không đạt chất lượng bị trả lại tại cổng công trường chỉ tốn một buổi làm việc. Cùng lô ống ấy, khi đã nằm dưới lòng đường, có thể tốn cả một mùa sửa chữa.
Trong chuỗi kiểm soát chất lượng của tuyến ống, nghiệm thu vật liệu đầu vào là cửa đầu tiên, và cũng là cửa rẻ nhất. Nghị định số 207/2026/NĐ-CP yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu có biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng vật liệu, sản phẩm, cấu kiện, thiết bị được sử dụng cho công trình. Thông tư số 41/2026/TT-BXD của Bộ Xây dựng về quản lý chất lượng sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng bổ sung thêm một lớp khung pháp lý cho việc này. Với chủ đầu tư, điều quan trọng là biến những quy định ấy thành một quy trình kiểm tra cụ thể tại cổng công trường.
Hồ sơ đi kèm vật liệu là thứ đầu tiên cần kiểm tra. Với ống và phụ kiện, thường gồm chứng chỉ xuất xưởng của nhà sản xuất cho đúng lô hàng, giấy chứng nhận hợp chuẩn hoặc hợp quy nếu sản phẩm thuộc diện phải chứng nhận, và các kết quả thí nghiệm theo yêu cầu của chỉ dẫn kỹ thuật. Với sản phẩm tiếp xúc trực tiếp với nước sinh hoạt, yêu cầu về an toàn vệ sinh vật liệu cũng cần được xem xét. Điều quan trọng là hồ sơ phải khớp với lô hàng thực tế: số lô, ngày sản xuất, quy cách in trên thân ống phải trùng với những gì ghi trên chứng chỉ.
Kiểm tra trực quan tại hiện trường là bước thứ hai. Ống có bị móp, nứt, trầy xước sâu trong quá trình vận chuyển không. Đầu ống có được bịt kín để tránh bụi bẩn không. Với ống nhựa, thông tin in trên thân ống như đường kính, cấp áp lực, tiêu chuẩn sản xuất có rõ ràng và đúng yêu cầu không. Với ống gang, lớp phủ bên trong và bên ngoài có nguyên vẹn không. Với van, các chi tiết có đầy đủ và vận hành trơn tru không. Những kiểm tra này đơn giản, nhưng bỏ qua chúng có thể dẫn đến những hậu quả khó khắc phục.
Lấy mẫu thí nghiệm là bước thứ ba, áp dụng theo yêu cầu của chỉ dẫn kỹ thuật và tiêu chuẩn áp dụng. Mẫu nên được lấy ngẫu nhiên từ lô hàng thực tế tại công trường, có sự chứng kiến của giám sát, niêm phong và gửi đến phòng thí nghiệm có đủ năng lực. Việc nhà thầu tự mang mẫu đến phòng thí nghiệm mà không có chứng kiến làm giảm đáng kể giá trị của kết quả. Kết quả thí nghiệm đạt là điều kiện để vật liệu được đưa vào sử dụng, không phải thủ tục bổ sung sau khi đã lắp.
Đắn đo thường gặp là khi vật liệu nhà thầu đề xuất khác với vật liệu trong hồ sơ dự thầu, với lý do hàng cũ hết hoặc hàng mới tốt hơn. Nguyên tắc là mọi thay đổi vật liệu phải được chủ đầu tư chấp thuận bằng văn bản trước khi đưa vào công trình, sau khi đã xem xét hồ sơ kỹ thuật chứng minh vật liệu mới đáp ứng hoặc tốt hơn yêu cầu. Nếu vật liệu mới có giá thấp hơn, phần chênh lệch cần được xem xét trong thanh toán. Chấp nhận thay đổi vật liệu mà không có văn bản là cách nhanh nhất để mất quyền kiểm soát chất lượng.
Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào, kèm hồ sơ và kết quả thí nghiệm, nên được lưu theo từng lô hàng và dẫn chiếu được đến vị trí lắp đặt trên tuyến. Khi sau này có sự cố tại một đoạn ống, khả năng truy ngược về lô hàng, nhà sản xuất và kết quả thí nghiệm là công cụ quý giá để xác định nguyên nhân và trách nhiệm. Cửa kiểm soát đầu tiên được giữ chặt, mọi cửa phía sau sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.