Bản vẽ thiết kế nói điều dự định, bản vẽ hoàn công nói điều đã làm, biên bản nghiệm thu nói điều đã được xác nhận. Hồ sơ khối lượng hoàn thành là nơi ba tiếng nói ấy phải hòa làm một.
Mỗi đợt thanh toán trong quá trình thi công đều dựa trên một bảng khối lượng hoàn thành, được nhà thầu lập, giám sát kiểm tra và chủ đầu tư xác nhận. Qua nhiều đợt, những bảng ấy cộng lại thành tổng khối lượng đã thanh toán. Đến khi quyết toán, tổng ấy phải khớp với khối lượng thể hiện trên bản vẽ hoàn công và với các biên bản nghiệm thu. Nghe thì hiển nhiên, nhưng thực tế cho thấy đây là chỗ sai lệch xuất hiện nhiều nhất trong các kết luận thanh tra, kiểm toán về công trình xây dựng.
Nguyên nhân phổ biến nhất là thanh toán theo tiến độ dựa trên khối lượng thiết kế. Khi thi công một đoạn tuyến, nhà thầu và giám sát xác nhận khối lượng hoàn thành bằng cách lấy khối lượng thiết kế của đoạn đó, vì nhanh và tiện. Nhưng thực tế thi công có thể đã thay đổi: tuyến bị dời để tránh công trình ngầm, chiều sâu hố đào khác do cao độ thực tế, một số phụ kiện được thay thế. Nếu không ai cập nhật, khối lượng thanh toán sẽ lệch khỏi khối lượng thực tế, và sự lệch ấy chỉ lộ ra khi đặt cạnh bản vẽ hoàn công.
Cách phòng ngừa là yêu cầu mỗi bảng khối lượng hoàn thành đi kèm bảng tính chi tiết, dẫn chiếu đến biên bản nghiệm thu công việc tương ứng và đến số liệu đo đạc thực tế. Với tuyến ống, số liệu đo đạc gồm chiều dài thực tế theo lý trình, cao độ đáy hố đào tại các điểm đặc trưng, vị trí và loại phụ kiện đã lắp. Những số liệu này đồng thời là dữ liệu đầu vào cho bản vẽ hoàn công, nên việc thu thập chúng ngay trong quá trình thi công phục vụ được cả hai mục đích.
Một kỹ thuật hữu ích là lập bảng đối chiếu lũy kế theo từng hạng mục và từng đoạn tuyến, với các cột: khối lượng hợp đồng, khối lượng đã nghiệm thu lũy kế, khối lượng đã thanh toán lũy kế, và khối lượng hoàn công khi có. Bảng đối chiếu này được cập nhật sau mỗi đợt thanh toán. Khi một hạng mục có khối lượng thanh toán tiến gần hoặc vượt khối lượng hợp đồng, đó là tín hiệu cần kiểm tra ngay, trước khi thanh toán tiếp.
Đắn đo thường gặp là khi phát hiện đã thanh toán vượt khối lượng thực tế ở những đợt trước. Cách xử lý đúng là giảm trừ ở đợt thanh toán tiếp theo hoặc khi quyết toán hợp đồng, với biên bản xác nhận của các bên về nguyên nhân và giá trị. Nghị định số 193/2026/NĐ-CP đã nêu trách nhiệm của nhà thầu trong việc hoàn trả số vốn đã giải ngân sai chế độ. Chủ đầu tư chủ động phát hiện và xử lý trước khi cơ quan kiểm tra phát hiện luôn ở vị thế tốt hơn nhiều so với bị phát hiện.
Hồ sơ khối lượng hoàn thành không chỉ phục vụ thanh toán. Nó là bằng chứng rằng mỗi đồng tiền đã chi tương ứng với một phần công trình có thật, được làm đúng và được đo đúng. Khi ba bản vẽ cùng nói một câu chuyện, hồ sơ quyết toán gần như tự viết ra chính nó.