Công trường nào cũng có phát sinh. Câu hỏi quan trọng không phải là có phát sinh hay không, mà là phát sinh ấy thuộc về ai, và được chứng minh bằng gì.
Trong thi công tuyến ống, từ “phát sinh” được dùng rộng đến mức gần như mọi sự khác biệt giữa bản vẽ và thực tế đều được gọi tên như vậy. Nhưng về bản chất, có ít nhất ba loại khác nhau. Loại thứ nhất là khối lượng thực tế khác khối lượng ước tính trong hợp đồng theo đơn giá, chẳng hạn tuyến ống dài hơn vài mét vì điều chỉnh vị trí. Loại thứ hai là công việc mới hoàn toàn không có trong hợp đồng, như phải xử lý một đoạn nền đất yếu không được phát hiện khi khảo sát. Loại thứ ba là những việc nhà thầu gọi là phát sinh nhưng thực chất đã nằm trong phạm vi và giá hợp đồng. Mỗi loại được xử lý khác nhau, và nhầm lẫn giữa chúng là nguồn gốc của phần lớn tranh chấp.
Với hợp đồng theo đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh, khối lượng thực tế được nghiệm thu là cơ sở thanh toán, nên loại thứ nhất được xử lý tương đối đơn giản: đo đúng, nghiệm thu đúng, thanh toán theo đơn giá hợp đồng. Với hợp đồng trọn gói, câu chuyện phức tạp hơn. Nghị định số 210/2026/NĐ-CP cho phép điều chỉnh hợp đồng trọn gói khi thay đổi phạm vi công việc, nhưng sai lệch nhỏ giữa khối lượng thực tế và khối lượng dự kiến trong phạm vi đã thỏa thuận thường không phải là thay đổi phạm vi. Chủ đầu tư cần đọc kỹ hợp đồng để biết phạm vi công việc được định nghĩa ra sao, trước khi chấp nhận hay từ chối một yêu cầu phát sinh.
Loại thứ hai, công việc mới, đòi hỏi quy trình chặt chẽ nhất. Thứ nhất, cần có căn cứ phát sinh: biên bản hiện trường ghi nhận điều kiện khác biệt, hoặc quyết định điều chỉnh thiết kế của chủ đầu tư. Thứ hai, cần thỏa thuận về khối lượng và đơn giá trước khi thực hiện, hoặc ít nhất là trước khi nghiệm thu. Đơn giá cho công việc mới thường được xác định dựa trên đơn giá tương tự trong hợp đồng nếu có, hoặc lập mới theo phương pháp đã thỏa thuận. Thứ ba, cần nghiệm thu khối lượng thực tế sau khi hoàn thành. Thiếu bất kỳ bước nào, khoản phát sinh ấy sẽ khó đứng vững khi thanh toán và quyết toán.
Loại thứ ba là nơi chủ đầu tư cần tỉnh táo nhất. Chi phí bơm nước hố móng trong mùa mưa, chi phí bảo đảm giao thông, chi phí làm việc ngoài giờ để kịp tiến độ, thường đã nằm trong đơn giá hoặc trong các khoản chi phí gián tiếp mà nhà thầu đã chào. Khi nhà thầu đề nghị thanh toán thêm cho những khoản này, câu hỏi đầu tiên là hợp đồng và hồ sơ mời thầu đã nói gì về chúng. Phần ghi chú đầu bảng khối lượng và chỉ dẫn kỹ thuật lúc này phát huy giá trị, bởi chúng là nơi phạm vi của đơn giá được xác định rõ ràng từ đầu.
Có một nguyên tắc đơn giản giúp chủ đầu tư tự bảo vệ: không có công việc phát sinh nào được thực hiện trước khi có văn bản chấp thuận, trừ trường hợp khẩn cấp để bảo đảm an toàn. Ngay cả trong trường hợp khẩn cấp, biên bản hiện trường phải được lập ngay tại thời điểm, có hình ảnh và chữ ký của giám sát. Thói quen thi công trước rồi hợp thức hóa sau có thể giúp công trường chạy nhanh trong ngắn hạn, nhưng sẽ quay lại thành những câu hỏi khó trả lời khi thanh tra, kiểm toán đến.
Theo dõi phát sinh bằng một sổ riêng cho từng hợp đồng, ghi rõ nội dung, loại phát sinh, căn cứ, trạng thái xử lý và giá trị, giúp chủ đầu tư luôn biết mình đang ở đâu so với giá hợp đồng và dự phòng. Khi phát sinh được quản lý như một dòng chảy có kiểm soát, thay vì một chuỗi những sự việc rời rạc, cả chủ đầu tư lẫn nhà thầu đều làm việc trên một mặt bằng thông tin chung, và tranh chấp giảm đi đáng kể.