Dự toán được phê duyệt vào mùa xuân, hồ sơ mời thầu phát hành vào mùa thu. Giữa hai thời điểm ấy, giá vật liệu có thể đã đi một đoạn đường dài mà con số trên giấy không hề hay biết.
Luật Xây dựng năm 2025 và Nghị định số 206/2026/NĐ-CP đều nhắc đến giá gói thầu xây dựng như một khái niệm riêng, bên cạnh dự toán xây dựng. Sự phân biệt ấy có ý nghĩa thực tế: dự toán được lập theo hồ sơ thiết kế tại một thời điểm, còn giá gói thầu là con số dùng để lựa chọn nhà thầu, phải phản ánh mặt bằng giá tại thời điểm tổ chức lựa chọn nhà thầu và phạm vi công việc của gói thầu. Khi hai thời điểm cách xa nhau, việc lấy thẳng dự toán cũ làm giá gói thầu có thể dẫn đến những hệ quả khó lường.
Nếu giá gói thầu thấp hơn mặt bằng giá thực tế, sẽ ít nhà thầu tham dự, hoặc tất cả đều chào giá vượt giá gói thầu. Nghị định số 349/2026/NĐ-CP đã bổ sung trường hợp được chỉ định thầu khi đấu thầu mà không có nhà thầu đáp ứng, nhưng con đường ấy vẫn làm mất thời gian và làm yếu tính cạnh tranh. Nếu giá gói thầu cao hơn thực tế, nguy cơ lãng phí và bị chất vấn tăng lên. Cả hai tình huống đều bắt nguồn từ cùng một nguyên nhân: con số không được cập nhật theo thời gian.
Cập nhật giá gói thầu trước khi phát hành hồ sơ mời thầu là việc nên làm khi thời gian từ lúc phê duyệt dự toán đến lúc tổ chức lựa chọn nhà thầu đủ dài để giá cả có biến động đáng kể. Những yếu tố cần cập nhật gồm giá vật liệu chủ yếu như ống, van, phụ kiện, đơn giá nhân công và giá ca máy theo công bố mới nhất của địa phương, và các chi phí khác có liên quan. Khi căn cứ là báo giá, pháp luật đấu thầu hiện yêu cầu đăng tải yêu cầu báo giá trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và cho phép loại trừ những báo giá lệch quá xa giá trung bình, một cơ chế giúp giá gói thầu sát thực tế hơn.
Phạm vi gói thầu là yếu tố thứ hai. Khi dự án được chia thành nhiều gói thầu, giá mỗi gói phải tương ứng đúng với phạm vi công việc của gói đó. Những chi phí chung như chi phí đảm bảo giao thông, lán trại, hay chi phí một số công việc không xác định được khối lượng từ thiết kế cần được phân bổ hợp lý cho từng gói. Nếu tất cả dồn vào một gói, gói ấy sẽ có giá cao bất thường, còn các gói khác lại thiếu.
Đắn đo thực tế là khi giá gói thầu sau cập nhật vượt dự toán đã phê duyệt. Lúc đó chủ đầu tư phải cân nhắc: điều chỉnh dự toán theo đúng thẩm quyền, dùng dự phòng trượt giá nếu phù hợp, hay rà soát lại phạm vi gói thầu. Mỗi con đường có thủ tục riêng, và việc lựa chọn cần được ghi nhận bằng văn bản có căn cứ. Điều không nên làm là giữ nguyên giá gói thầu cũ chỉ để tránh thủ tục, rồi để gói thầu thất bại vì không nhà thầu nào đáp ứng.
Thời gian là một yếu tố của chi phí mà dự toán thường không nhìn thấy. Người quản lý dự án tốt nhìn thấy nó, và cập nhật con số trước khi con số trở thành rào cản. Một giá gói thầu phản ánh đúng thị trường tại thời điểm mời thầu là điều kiện để cạnh tranh thực chất, và cạnh tranh thực chất là cách bảo vệ tốt nhất cho đồng vốn của chủ đầu tư.