Người lập dự toán tính dự phòng theo công thức, người phê duyệt xem nó như một khoản đệm. Ít ai nhìn nó như điều nó thực sự là: lời thừa nhận có trách nhiệm về những gì dự án chưa biết chắc.
Trong cơ cấu sơ bộ tổng mức đầu tư và tổng mức đầu tư theo Nghị định số 206/2026/NĐ-CP, chi phí dự phòng đứng cuối cùng, sau tất cả các khoản chi phí được xác định cụ thể. Vị trí ấy nói lên bản chất của nó: dự phòng tồn tại vì những khoản phía trên chưa thể chính xác tuyệt đối. Nó gồm phần dự phòng cho khối lượng công việc phát sinh và phần dự phòng cho yếu tố trượt giá trong thời gian thực hiện dự án, mỗi phần có cách xác định riêng theo hướng dẫn của Thông tư số 36/2026/TT-BXD.
Dự phòng cho khối lượng phát sinh phản ánh mức độ chắc chắn của hồ sơ thiết kế và khảo sát. Một tuyến ống đi trong khu đô thị mới, mặt bằng sạch, khảo sát đầy đủ, có ít lý do để khối lượng thay đổi nhiều. Một tuyến ống đi qua khu dân cư cũ chằng chịt công trình ngầm không có hồ sơ lại có nhiều lý do hơn. Nếu cả hai tuyến được tính dự phòng như nhau, một trong hai đang bị tính sai. Người lập dự toán giỏi là người giải thích được vì sao mức dự phòng của dự án này phù hợp với mức độ bất định của chính nó.
Dự phòng cho trượt giá phụ thuộc vào thời gian thực hiện dự án và xu hướng biến động giá. Một dự án kéo dài nhiều năm, lại dùng nhiều vật liệu có giá biến động mạnh như thép và nhựa, cần dự phòng trượt giá khác hẳn một dự án thi công trong vài tháng. Căn cứ để tính thường là chỉ số giá xây dựng của những giai đoạn gần nhất do cơ quan có thẩm quyền công bố. Điều chủ đầu tư nên đòi hỏi là bảng tính dự phòng ghi rõ đã dùng chỉ số của giai đoạn nào, phương pháp nào, và vì sao.
Đắn đo lớn nhất là dự phòng quá mỏng hay quá dày. Dự phòng quá mỏng khiến dự án phải xin điều chỉnh tổng mức đầu tư ngay khi gặp những biến cố không lớn, kéo theo thủ tục kéo dài và tiến độ bị ảnh hưởng. Dự phòng quá dày lại khiến vốn bị giữ lại không cần thiết, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn và dễ bị xem như một quỹ dự trữ tùy nghi. Cả hai đều không tốt, và cả hai đều có thể bị chất vấn. Cách an toàn là để mức dự phòng xuất phát từ phân tích rủi ro cụ thể của dự án, được thuyết minh bằng lời, chứ không chỉ là kết quả của một công thức.
Cách sử dụng dự phòng cũng quan trọng không kém cách tính. Dự phòng không phải khoản tiền mà chủ đầu tư được chi tùy ý. Mỗi lần sử dụng dự phòng cho khối lượng phát sinh, cần có căn cứ phát sinh, quyết định điều chỉnh thiết kế hoặc dự toán theo đúng thẩm quyền. Mỗi lần dùng dự phòng trượt giá, cần có căn cứ điều chỉnh giá theo hợp đồng. Khi quyết toán, phần dự phòng chưa sử dụng không được phân bổ vào các khoản chi phí khác một cách tùy tiện. Theo dõi riêng việc sử dụng dự phòng trong suốt dự án giúp chủ đầu tư luôn biết mình còn bao nhiêu khoảng đệm, và đã dùng nó vào đâu.
Nhìn theo cách ấy, bảng tính dự phòng là một tấm bản đồ rủi ro được viết bằng con số. Nó cho người phê duyệt biết dự án có những điểm bất định nào, lớn đến đâu, và chủ đầu tư đã chuẩn bị cho chúng ra sao. Một tấm bản đồ được vẽ cẩn thận luôn đáng tin hơn một con số được cộng thêm cho yên tâm.