So với chi phí xây dựng, chi phí quản lý dự án và tư vấn chỉ là những dòng khiêm tốn cuối bảng tổng hợp. Nhưng cách chúng được tính và được dùng lại cho thấy rất rõ bộ máy của chủ đầu tư vận hành ra sao.
Nghị định số 206/2026/NĐ-CP đưa chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn xây dựng vào phạm vi điều chỉnh trực tiếp, và nhấn mạnh rằng định mức chi phí là cơ sở để xác định các khoản này. Trên thực tế, đây là hai nhóm chi phí mà người lập dự toán hay tính theo tỷ lệ một cách gần như tự động, còn người phê duyệt thì ít khi dừng lại hỏi. Chính sự quen tay ấy khiến chúng dễ trở thành chỗ bị thanh tra, kiểm toán chú ý, nhất là khi cách tính không khớp với cách dự án thực sự được tổ chức.
Chi phí quản lý dự án là chi phí để tổ chức thực hiện quản lý dự án từ khi chuẩn bị đến khi hoàn thành, nghiệm thu, bàn giao và quyết toán. Câu hỏi đầu tiên chủ đầu tư nên tự đặt là: ai đang thực sự quản lý dự án này? Nếu là ban quản lý dự án chuyên trách, chi phí được xác định theo một cách. Nếu chủ đầu tư sử dụng bộ máy chuyên môn trực thuộc để trực tiếp quản lý, như phòng đầu tư của một doanh nghiệp, cách xác định và cách sử dụng khoản chi phí này có thể khác. Nếu thuê tư vấn quản lý dự án, thì chi phí thuê tư vấn và chi phí quản lý còn lại của chủ đầu tư cần được phân định để không tính hai lần cho cùng một phần việc.
Với chi phí tư vấn, sự đa dạng còn lớn hơn: khảo sát, lập dự án, thiết kế, thẩm tra, lập hồ sơ mời thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát thi công, kiểm định, và nhiều công việc khác. Mỗi loại có cách xác định riêng, có loại tính theo tỷ lệ, có loại lập dự toán theo khối lượng công việc. Đắn đo phổ biến là khi chủ đầu tư tự thực hiện một số công việc tư vấn bằng lực lượng của mình, chẳng hạn tự thẩm định thiết kế hay tự lập hồ sơ mời thầu. Có tính chi phí tư vấn cho những công việc tự làm không, và nếu có thì hạch toán ra sao? Câu trả lời phụ thuộc vào quy định cụ thể và vào quy chế tài chính của từng đơn vị, nhưng nguyên tắc chung là chi phí phải gắn với công việc thực sự được thực hiện và có sản phẩm để chứng minh.
Luật Xây dựng năm 2025 giao cho chủ đầu tư quyền thẩm định thiết kế triển khai sau khi dự án được duyệt. Quyền ấy kéo theo một khối lượng công việc thực sự cho bộ máy của chủ đầu tư, và khối lượng công việc ấy cần được phản ánh vào chi phí quản lý hoặc chi phí tư vấn tương ứng. Nếu chủ đầu tư thuê đơn vị thẩm tra độc lập để hỗ trợ việc thẩm định, chi phí ấy cũng cần được dự trù ngay từ tổng mức đầu tư, thay vì tìm nguồn khi đã cần.
Từ góc nhìn bảo vệ chủ đầu tư, có ba điểm đáng giữ. Thứ nhất, cách xác định chi phí quản lý dự án phải khớp với hình thức tổ chức quản lý đã được quyết định. Thứ hai, mỗi khoản chi phí tư vấn nên có một hợp đồng hoặc một nhiệm vụ cụ thể đi kèm, để khi quyết toán có sản phẩm và chứng từ tương ứng. Thứ ba, khi một công việc tư vấn được chuyển từ thuê ngoài sang tự làm hoặc ngược lại trong quá trình thực hiện, sự thay đổi ấy nên được ghi nhận bằng văn bản và điều chỉnh dự toán tương ứng.
Những dòng chi phí nhỏ cuối bảng tổng hợp không làm nên quy mô của dự án. Nhưng chúng làm nên hình ảnh của chủ đầu tư trong mắt người kiểm tra: một bộ máy biết mình làm gì, làm bằng cách nào, và chi tiêu đúng với những gì mình làm.